09.27
blocknotinspire
Di antara sekian banyak rapat yang harus dihadiri seorang manajer, pastilah ada saat ketika dia berhalangan hadir karena pekerjaan atau acara yang tidak dapat ditinggal.
Umumnya, agar tidak tertinggal bahasan rapat, manajer tersebut mengirim seorang wakil untuk mengikuti rapat itu. Wakil tersebut diharapkan dapat setidaknya menggantikan posisi sang manajer dalam rapat. Namun, sering terjadi, sang wakil yang dikirim tidak bisa benar-benar berfungsi sebagai orang yang mewakili manajer yang berhalangan hadir karena ketidaktahuannya tentang keputusan rapat sebelumnya dan bahkan topik yang dibahas.
Sangatlah penting untuk memberikan kuasa dan informasi pada delegasi atau orang yang mewakili Anda, jika berhalangan. Hal itu akan menentukan keputusan atau kebijakan yan Anda buat di kemudian hari berdasarkan rapat yang tidak dapat Anda hadiri tersebut. Anda dapat membayangkan betapa tidak efektifnya jika seorang manajer mengirim seorang wakil yang tidak dapat memberikan kontribusi apa-apa dalam rapat dan tidak dapat mengambil keputusan. Dengan kata lain, seorang wakil yang hanya hadir secara fisik bukanlah wakil yang bisa mewakili!
Hal itu tidak hanya merugikan Anda, wakil yang Anda kirim, tapi juga membuang waktu peserta rapat yang lain. Kalau sudah begini, semuanya akan sia-sia. Mungkin lebih baik Anda meminta rekaman rapat dalam bentuk kaset ketimbang mengirim delegasi!
· Bekali wakil Anda dengan berbagai informasi yang dibutuhkan, misalnya notulen rapat sebelumnya atau keterangan singkat mengenai topik yang akan dibahas dalam rapat dan apa yang sebebnarnya ingin Anda sampaikan seandainya Anda bisa hadir.
· Beri wakil Anda kriteria atau acuan dalam mengambil keputusan, misalnya hal-hal yang harus anda pertimbangkan atau dampak-dampak dari keputusan yang akan diambil. Hal ini dimaksudkan agar keputussan yang diambilnya kelak sejalan dengan visi dan nilai-nilai yang Anda anut.
· Beri wakil Anda kekuasaan atau kewenangan yang jelas sehingga bisa membuat keputusan tanpa Anda. Namun, juga beri wakil Anda batasan-batasan kekuasaan atau kewenangan yang jelas sehingga dia tidak akan bertindak di luar batas yang telah Anda tetapkan.
Dengan memperhatikan ketiga hal di atas, diharapkan wakil Anda tersebut dapat bertindak secara efektif dan dapat benar-benar merepresentasikan diri Anda dalam rapat.
Posted in
Business Tips
