09.12
blocknotinspire
Setiap perusahaan pasti kaya akan informasi. Informasi tersebut bukan semata informasi dalam bentuk data, tabel, atau grafik. Namun, informasi yang juga berkaitan dengan pengalaman setiap karyawan dalam menangani proyek tertentu. Sayangnya, informasi seperti itu jarang, atau bisa dikatakan hampir tidak pernah, didokumentasikan.
Adalah cerita lama bahwa sering kali kita mengerjakan sebuah proyek, mengeluarkan dana dan memakai sumber daya yang tidak sedikit, tapi akhirnya proyek itu menguap begitu saja dan tidak berhasil. Beberapa tahun kemudian, seorang karyawan baru mengungkapkan ide yang esensinya sama dengan proyek tersebut.
Tak ayal, idenya itu langsung ditolak mentah-mentah oleh rekan-rekan sekerjanya mengingat bahwa proyek itu telah gagal. Reportnya lagi, tak ada seorang pun yang tahu penyebab kegagalan proyek tersebut karena tidak ada dokumentasi atau arsip. Padahal, kalau dilihat lebih dalam, kegagalan proyek itu bersumber dari ketidakpastian pasar saat itu menerima strategi yang dicanangkan. Sebenarnya, jika proyek tersebut diulang lagi, saat ini pasar terlihat siap menerima strategi tersebut. Sangat disayangkan memang! Andaikata proyek tersebut diarsipkan, perusahaan mungkin sudah dapat menikmati keuntungan dari proyek yang jumlahnya tidak kecil tersebut.
Keuntungan lain pengarsipan kegiatan itu adalah mengurangi ketergantungan pada satu karyawan. Katakanlah kita memiliki seorang karyawan ahli yang menangani sebuah proyek. Karyawan itu tahu benar bagaimana proyek berjalan, apa-apa saja yang harus dihindari dalam proses berjalannya proyek, karakteristik klien yang bersangkutan, dan sebagainya. Celakanya, di tengah-tengah proyek, karyawan tersebut mengundurkan diri karena alasan pribadi.
Bisa dibayangkan bagaimana kepanikan yang terjadi di perusahaan tersebut. Sangatlah tidak mungkin jika karyawan itu menjelaskan segala sesuatu mengenai klien yang ditanganinya dalam waktu datu atau dua hari saja. Peristiwa semacam itu pun akan memberi dampak negatif pada klien karena sang klien akan merasa tidak nyaman ditangani oleh karyawan yang relatif tidak mengerti apa-apa tentang mereka.
Di sini dapat dilihat bahwa pengarsipan jalannya sebuah proyek, termasuk faktor keberhasilan dan kegagalannya, sangatlah penting dilakukan untuk menjaga agar di kemudian hari kita tidak mengulangi kegagalan yang sama dan mencegah ketergantungan mutlak pada seseorang.
Namun, ada satu poin penting. Pengarsipan ini harus dilakukan dengan rutin. TIDAK boleh hanya dilakukan kalau karyawan yang bersangkutan memutuskan untuk mengundurkan diri, dalam banyak kasus, hatinya sudah tidak berada di perusahaan itu. Oleh karenanya, kecil kemungkinannya ia akan melakukan upaya keras untuk mendokumentasikan semua DETAIL. Kenyataanya, kalau ia akan bergabung dengan kompetitor, ia kemungkinan membutuhkan informasi itu untuk dirinya sendiri dan menjadi lebih enggan untuk mendokumentasikannya dengan sangat terperinci! Saat karyawan yang bersangkutan memutuskan untuk mengundurkan diri, sudah terlambat untuk melakukan pengarsipan! Jadi, mulailah melakukan pengarsipan sekarang.
Oleh : James Gwee
Posted in
Business Tips
