Membuat Salinan Database Tenaga Penjual

Seorang manajer penjualan pusing tujuh keliling. Pasalnya, salah seorang tenaga penjualan yang diandalkannya mengundurkan diri. Kepanikan tidak sampai di situ saja. Sang klien langsung mengajukan keberatan dan keluhan ketika dia mulai ditangani oleh tenaga penjual yang baru karena si klien harus mulai dari nol, belum lagi kekesalan yang ditimbulkan oleh si salesman baru itu jika dia menanyakan hal-hal yang tidak disukai klien.

Akar masalah seperti itu bersumber pada tidak adanya salinan database atau keterangan mengenai konsumen. Database yang dimaksud di sini adalah segala informasi mengenai para klien yang ada di benak si tenaga penjual lama. Antara lain informasi mengenai kebiasaan, keluarga, sekolah, kesukaan atau hobi, hal-hal yang tidak ingin dia singgung atau bicarakan, daya beli atau keadaan finansialnya, dan sebagainya. Apakah dia suka nonton pertandingan bola basket atau sepak bola, mana tim favoritnya. Si tenaga penjual juga tahu kalau klien A tidak suka bila dihubungi pada hari Senin dan Jumat karena hari Senin pekerjaannya menumpuk, banyak surat yang harus dia tandatangani dan rapat, sementara di hari Jumat dia harus menyiapkan laporan mingguan dan menemani klien perusahaan bermain golf.

Karena tidak ada salinan secara tertulis atas berbagai informasi mengenai klien, begitu seorang tenaga penjual yang biasa menghadapi para klien tersebut pindah ke tempat lain, maka seluruh informasi yang dia ketahui mengenai mereka ikut hilang bersamanya. Informasi mengenai klien yang ditransfer atau direkam oleh perusahaan hanyalah informasi yang terkait dengan transaksi yang mereka lakukan: jenis barang yang dibeli, jumlah barang yang dibeli, kapan pertama kali dia beli, kapan saja dia melakukan pembelian ulang, bagaimana metode pembayarannya, dan sebagainya. Data informasi seperti itu memang perlu diketahui, sehingga perusahaan bisa menawarkan produk-produk baru yang cocok untuknya, atau menghubungi mereka karena persediaan mereka pasti sudah menipis dan mereka pasti memerlukan stok baru. Namun informasi yang terkait dengan pribadi si pelanggan terkadang justru lebih penting karena hal itu ikut menciptakan emosional dan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan tertentu.

Untuk menghindari masalah-masalah seperti itu yang disebutkan di atas, Anda hendaknya selalu menyalin dan mem-backup data-data klien. Mintalah setiap tenaga penjual menuliskan berbagai informasi probadi seorang klien dengan baik dan jelas, sehingga bila sewaktu-waktu dia berhalangan, orang yang menggantikan akan sangat terbantu mendekati seorang klien dengan berbekal database itu. Hal semacam itu dapat didokumentasikan dalam sebuah formulir dan hendaknya dibuat sebagai sebuah sistem yang wajib dilakukan setiap tenaga penjual. Dengan begitu, dijamin Anda tidak akan terlalu bergantung pada seorang tenaga penjual dan klien Anda pun tidak akan kecewa.

Sama halnya, ada satu poin penting. Pengarsipan ini harus dilakukan dengan rutin. TIDAK boleh hanya dilakukan kalau si tenaga penjual memutuskan untuk mengundurkan diri karena saat seseorang memutuskan untuk mengundurkan diri, dalam banyak kasus, hatinya sudah tidak berada di perusahaan itu. Oleh karenanya, kecil kemungkinannya ia akan melakukan upaya keras untuk mendokumentasikan semua DETAIL. Kenyataannya, kalau ia akan bergabung dengan kompetitor, ia kemungkinan membutuhkan informasi itu untuk dirinya sendiri dan menjadi lebih enggan untuk mendokumentasikannya dengan sangat terperinci! Saat si tenaga penjual memutuskan untuk mengundurkan diri, berarti sudah terlambat! Jadi, mendokumentasikan keterangan terperinci tentang konsumen harus dilakukan DENGAN RUTIN, idealnya seminggu sekali, paling lambat sebulan sekali.

Oleh : James Gwee

Posted in Tips Marketing